Un déplacement qui inquiète - À l’occasion du lancement du superbe ouvrage de Vaugeois/Litalien/Palomino, La mesure d’un continent, le majestueux paquebot de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BANQ) a fait escale dans la Capitale nationale. Le trajet à l’aller s’est effectué sur une mer d’huile.
Sur le chemin du retour, deux malencontreux croisiéristes insatisfaits dans leurs petites chaloupes à rame, les historiens « à compétence minimale » (dixit la pdg de BANQ), Mathieu et Deschênes, ont osé, tour à tour, interpeler le capitaine maître à bord après Dieu. Une tempête s’ensuivit, transformant la magnifique cathédrale des mers à coque de verre fragilisée depuis ses débuts en un navire amiral pourfendant les eaux soudainement devenues tumultueuses du Saint-Laurent, tous canons armés.

Le cuirassé arrimé à son port d’attache, à Montréal, où logent officiellement ses officiers depuis 2004, la réaction fut cinglante. La colère rendant souvent aveugle, le ton a monté et les réponses données sont aussi étonnantes qu’inattendues aux oreilles du client praticien du métier que je suis et ex-moussaillon pendant 7 ans de l’ex-grand voilier Archives nationales du Québec (ANQ).

Comme observateur sur les quais, cette polémique, qui permet à chacun d’illustrer la richesse de notre langue commune, cache un malaise plus grand. La pointe d’un iceberg : résultat de la fusion (de la dilution serait l’expression plus juste) de l’institution que sont les Archives d’une nation dans l’océan d’un patrimoine documentaire global et universel, démocratiquement accessible, contribuant à l’épanouissement des citoyens!

En tant qu’historien de formation et surtout de spécialiste de la gestion documentaire, j’ai décidé de consulter les archives électroniques de la timonerie pour appuyer mes affirmations qui ne sont ni hargneuses, ni grossières.

Réglons d’abord la question du déplacement de la direction des ANQ vers Montréal : avant la fusion, le conservateur en chef et le conservateur-adjoint responsable de «l’action régionale» avaient leurs bureaux permanents à Québec, dans l’édifice de la Maison des Archives (hé oui, c’est ainsi qu’on l’appelait à l’époque). Aujourd’hui, quand les titulaires de ces postes demeurent à Montréal et ne sont à Québec que quelques jours par semaine, on conviendra qu’il est difficile de ne pas réagir à l’affirmation que « la direction des Archives nationales n’a pas bougé de Québec».

Que la mission du Centre d’archives de Québec, nommé simplement comme centre « régional » dans le site WEB de la société d’état, ait été renforcée en lui confiant « l’orientation des archives publiques sur le territoire québécois » n’en fait pas pour autant le siège social prestigieux d’antan. Ce n’est pas le déplacement des documents qui inquiète, c’est celui du centre de décision, s’il en reste un.

Il faut bien se rendre à l’évidence : les Archives nationales du Québec n’existent plus, elles n’ont plus de personnalité. Elles sont devenues une Direction générale des archives, au même niveau que les autres directions de gestion interne (administration et ressources technologiques). L’organigramme, en date du 5 novembre 2007, nous laisse même croire que ses fonctions de conservation et de diffusion en ont été extirpées! Et ne cherchez pas sur le site WEB les textes des allocutions du conservateur et directeur général des archives, il n’y en a que pour le capitaine!

Et si on faisait un peu d’histoire : savez-vous que les Archives nationales du Québec n’ont pas d’histoire? L’historique de l’institution, bien caché dans la cale de la page d’accueil du site WEB, ne débute en 1967, année de création de la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ). Pierre-Georges Roy, premier archiviste du Québec en 1920 : jamais existé. La Loi sur les archives en 1983 : certainement un malencontreux oubli de la part du patron du webmestre! Cependant, rien ne manque dans l’énoncé des faits marquants de l’évolution de la Bibliothèque nationale, de la Grande bibliothèque, de la fusion Bibliothèque nationale du Québec/ANQ.

Consultons le rapport annuel 2006-2007, lui aussi en ligne : 6 pages sur 110 relatent les activités liées aux archives. Ne cherchez pas les rapports annuels des Archives nationales du Québec produits avant la fusion de 2004 : ils ne sont pas disponibles. Ceux de la Bibliothèque nationale, en partie oui. À moins que le tout soit perdu dans la complexité du site WEB. Définitivement, il n’y en a que pour la fonction « bibliothèque ». Vous me direz que ce sont des détails, des perceptions. Je vous dirai que les documents, les archives de l’institution, parlent par elles-mêmes.

Comment en sommes-nous venus là? Comment l’association professionnelle qui regroupe les archivistes du Québec a-t-elle pu se laisser monter un tel bateau? Et les autres historiens, clients des archives, sources premières de leurs contributions sociétales, ont-ils perdu leur voix? Aucune nation qui se respecte n’aurait accepté une telle rétrogradation. Mais il faut croire qu’au Québec on s’est laissé influencer par le gouvernement fédéral. Le Canada, cette nation fière d'habiter le «plusse meilleur pays du monde», a aussi fondu ses Archives nationales à sa Bibliothèque nationale, mais pour un motif idéologique : créer une grande institution qui ferait du nation building, au service de la propagande en faveur de l'unité nationale. Québec l'a imité, mû par son obsession de réduction de la taille de l'État. De tels exemples ne pullulent pas dans la communauté archivistique internationale qui est généralement jalouse de la place publique qu’elle occupe dans la préservation et la diffusion de la mémoire collective.

De 1976 à 1984, j’ai apporté, avec mes collègues de l’époque, ma mince et dévouée contribution professionnelle au rayonnement national et international des Archives nationales du Québec. Aujourd’hui, je m’inquiète pour l’avenir. Comme plusieurs, j’ai bien voulu croire que la constitution de la nouvelle société d’État allait permettre enfin aux ANQ de se développer et d’assumer pleinement sa mission et à s’imposer en tant qu’institution nationale au sein de la Francophonie. Aujourd’hui, j’en doute.

Le 400e anniversaire de Québec était une belle occasion pour la direction de BANQ de démontrer la justesse de la décision gouvernementale de fusionner les deux institutions en prenant le leadership de l’organisation, à Québec, au cœur même de la fête, d’une méga-exposition multimédia sur Champlain et son temps. Elle aurait pu impliquer les grandes institutions muséales et archivistiques et les historiens d’ici et de la France pour faire en sorte que Québécois de toutes origines et nouveaux arrivants soient sensibilisés à l’unicité de l’événement : l’installation du premier établissement permanent francophone en Amérique qui fait de nous tous des Québécois. Car le 400e, c’est plus que des spectacles et des tournois de hockey. C’est la célébration de la naissance d’une nation! Et c‘est à Québec que ça se passe! Et c’est à Québec qu’on doit venir célébrer!

Le rendez-vous est manqué. Mais le malaise demeure. Il est à souhaiter que d’autres voix osent apporter leur grain de sel, si petit soit-il, critique et malgré tout constructif afin de redonner aux Archives nationales du Québec la place qu’elles doivent occuper et le rôle qu’elles doivent jouer en tant que Mémoire des Québécois, au sein ou non de BANQ.

Le grand ménage des députés dépités - Dans le journal Le Soleil de Québec (2007.04.13 - page A7), nous apprenions hier que la très grande majorité des députés défaits à la suite du dernier scrutin québécois avaient fait le "ménage" dans leurs dossiers et les avaient déchiquetés. Aujourd'hui, dans le même journal (2007.04.14 - page A7), un représentant de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) affirme que c'est "une tradition du parlementarisme britannique que les députés assurent eux-mêmes la garde de leurs documents".

Il n'en reste pas moins qu'il est scandaleux de constater qu’un député, homme ou femme, battu à la suite d’un scrutin, détruise des dossiers qui concernent le développement économique, social ou culturel de sa circonscription. Comme si les besoins et les préoccupations des citoyens lui appartenaient personnellement. Un fonctionnaire qui quitte son poste dans une organisation publique (ministère, municipalité,…) doit y laisser ses dossiers. La Loi sur les archives du Québec l’exige. Simple logique : c’est le principe même de la continuité des affaires. Mais pour un député et un ministre, ça ne s’appliquerait pas? Au nom de la partisanerie? Sans considération du citoyen payeur d’impôt?

À quand une modification à la loi pour assujettir les ministres, les députés et le personnel de cabinet aux mêmes pratiques de toute administration responsable? Des dirigeants de sociétés privées n’ont-ils pas été poursuivis et condamnés pour avoir fait disparaître de l’information d’intérêt public? Et s’il faut faire du tri dans le contenu des dossiers pour protéger des renseignements personnels, qu’on s’inspire des règles de conservation des documents des organismes publics. Et qu’on cesse de jeter notre argent à la poubelle, ou au déchiquetage!

Une lueur d'espoir : toujours dans le même journal, on apprend que le nouveau député péquiste de la circonscription de Matane, Pascal Bérubé, "a l'intention de rédiger un projet de loi et de le déposer à l'automne dans l'espoir de mettre fin à cette pratique" : au lendemain d'une élection, les documents des députés deviendraient propriété de l'Assemblée nationale et le tout "serait gelé". Il serait interdit de détruire des documents à part les notes manuscrits. Le tout serait encadré et une procédure serait établie pour "remettre les documents au nouveau député, qui pourrait demander des explications" sur la nature des dossiers.

Voilà une idée intéressante qui devrait ête appuyée par la communauté archivistique québécoise.

Utopie du bureau sans papier - Dans un article paru dans le magazine Direction informatique de mars 2007 (page 22), on peut y lire que l'informatisation des organisations, Internet et, plus particulièrementle courrier électronique, ont contribué "à faire augmenter de façon significative le volume d'impression".

Selon l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture, la consommation de papier destiné à la rédaction et à l'impression serait passée de 1,1 à 2,9 millions de tonnes métriques au Canada de 1983 à 2003! Et à l'échelle mondiale : de 25,2 à 97,2 millions de tonnes métriques pour la même période! De plus, selon Ivey Business Consulting group (2003) et Sellen & Harper (2001), l'augmentation des volumes d'impressions serait estimée entre 30 et 40% dans les entreprises, cette proportion variant selon la taille des organisations.

L'ère numérique serait-elle plus avide de papier que l'ère analogique? C'est ce que semble conclure Georges Sciadas, auteur de La vie à l'ère numérique, étude publiée en novembre 2006 par Statistiques Canada.

Le papiel : vous connaissez? - Il semble qu'en 2006, le papier électronique ou "papiel" aurait fait de grandes percées commerciales. À tel point qu'on nous prédit qu'en 2013, le marché des lecteurs de livres électroniques devrait atteindre une production annuelle de 50 millions d'unités. Le sujet vous intéresse? Tapez "papiel" ou "papier électronique" dans votre moteur de recherche sur Internet pour y découvrir ce monde fascinant.

Des chiffres qui parlent par eux-mêmes - Un sondage effectué l'été dernier, par Xérox Canada et Léger Marketing, révèle que 71% des PME canadiennes seraient préoccupées par la perte de documents électroniques et que 66% d'entre elles n'auraient aucune stratégie préventive (entendre aucun système de gestion documentaire). De plus, 49% des répondants au sondage qui n'auraient pas de stratégie auraient affirmé que ce n'était pas un élément important pour leur entreprise ni pour leurs clients! Pourtant, le sondage nous apprend que 3% des entreprises consacreraient plus de 10 heures chaque semaine à rechercher des documents alors que 18% ne seraient pas en mesure d'évaluer l'effort requis pour retrouver leur information.

Papier et TI - Avec l'arrivée de l'informatique et toutes les TI qui ont suivi, on nous a fait miroiter la réduction substantielle de l'utilisation du papier. Qu'en est-il de nos imprimantes et de nos bacs à recyclage qui se remplissent à chaque jour? Un rapport de Statisitiques Canada publié en novembre dernier démontre qu'au cours des 20 dernières années, la consommation du papier pour la rédaction et l'impression a plus que doublé. Une image vaut mille mots : plus de 20 000 pages ou 90 kilogrammes par personne qui couvriraient une superficie de presque 1 200 mètres carrés (1/4 de terrain de football nord américain)! Et cette situation ne serait pas l'apanage des pays industrialisés : la consommation de papier des pays d'Asie, par exemple, notamment en Chine, aurait plus que doublé pendant la même période. Et tous ces arbres sacrifiés. Il y a de quoi réfléchir, non?

Schémas de classification – Je suis estomaqué de constater qu’encore, en 2006, les schémas de classification qui sont produits par ou pour le compte d’organisations publiques ou privées sont souvent de piètre qualité. J’ai l’impression d’assister à un résultat qui repose sur l’improvisation, l’absence de méthodologie de conception et de développement : étalement plus linéaire que hiérarchique des rubriques, souvent limité en nombre de niveau pour supposément en simplifier l’application, contraintes fixées au préalable par le choix d’un code de classification qui ne favorise pas l’extension naturelle de la structure, mélange de types de documents, d’activités et de titres de dossiers, manque de rigueur dans la rédaction des rubriques, non utilisation du concept puissant des subdivisions pour la génération dynamique des identifiants de dossiers,… et j’en passe.

La conception et le développement d’un schéma de classification de qualité supérieure doit, à mon avis, reposer sur une méthodologie rigoureuse d’identification et de regroupement logique des fonctions d’une organisation sous deux grands domaines : les domaines liés à la mission de l’organisation (domaines d’affaires) et les domaines en soutien à la mission (domaines administratifs). L’identification et l’ordonnancement de la hiérarchie des activités et des sous activités associées à chacune des fonctions doit ensuite respecter la logique de leur déroulement.

Résultat : l’arborescence de classification doit être aussi facile à utiliser qu’une carte routière (point de départ et destination) tant dans le processus de classification des dossiers et des documents que dans celui de leur repérage.

Comme le schéma de classification est, à mon avis, la pierre d’assise d’un système efficace de Gestion Intégrée des Documents (GID), on aurait avantage à se doter de méthodes et de normes rigoureuses pour son établissement.